Fenomena ini sering terjadi di banyak laboratorium.
Saat jadwal audit masih jauh, aktivitas berjalan seperti biasa. Dokumentasi kadang tertunda, rekaman mutu belum lengkap, dan beberapa prosedur tidak selalu dijalankan secara konsisten.
Namun ketika jadwal audit mulai dekat, suasana laboratorium berubah drastis.
Dokumen mulai dirapikan.
Form mulai dilengkapi.
SOP mulai diperiksa ulang.
Bahkan tidak sedikit tim laboratorium yang harus lembur hanya untuk memastikan semua rekaman tersedia saat assessor datang.
Saya pribadi cukup sering melihat kondisi seperti ini di lapangan.
Sebenarnya masalahnya bukan karena laboratorium tidak mampu bekerja dengan baik.
Banyak laboratorium memiliki:
- alat yang memadai
- analis yang kompeten
- metode pengujian yang benar
- fasilitas yang cukup baik
Tetapi ada satu hal yang sering menjadi kelemahan:
sistem mutu tidak dijalankan secara konsisten setiap hari.
Audit Bukan Sekadar Menilai Hasil Pengujian
Dalam audit ISO 17025, assessor tidak hanya melihat hasil analisis.
Audit juga menilai:
- bagaimana sistem dijalankan
- bagaimana rekaman disimpan
- bagaimana prosedur diterapkan
- bagaimana data dapat ditelusuri
- bagaimana budaya mutu diterapkan dalam aktivitas laboratorium
Karena itu, laboratorium yang terlihat rapih hanya saat menjelang audit biasanya akan lebih mudah mengalami temuan.
Kenapa?
Karena assessor biasanya dapat melihat apakah sistem benar-benar menjadi kebiasaan harian atau hanya dirapikan sementara untuk kebutuhan audit.
Budaya “Rapih Dadakan” Masih Sering Terjadi
Budaya kerja seperti ini sebenarnya cukup umum.
Banyak laboratorium mulai sibuk ketika:
- jadwal audit keluar
- assessor sudah ditentukan
- tanggal audit semakin dekat
Akibatnya:
- pekerjaan menjadi terburu-buru
- tim menjadi panik
- dokumen tidak sinkron
- rekaman sulit dicari
- SOP tidak sesuai praktik di lapangan
Padahal jika sistem dijalankan dengan baik sejak awal, persiapan audit biasanya akan jauh lebih tenang.
Sistem Mutu Harus Dibangun Setiap Hari
Menurut saya, laboratorium yang benar-benar siap audit bukan laboratorium yang paling sibuk menjelang audit.
Tetapi laboratorium yang menjalankan sistem mutu secara konsisten setiap hari.
Hal-hal sederhana seperti:
- mengisi form dengan benar
- menyimpan rekaman dengan rapih
- menjalankan SOP secara disiplin
- melakukan evaluasi rutin
- melakukan tindakan perbaikan
akan sangat membantu saat audit berlangsung.
Karena ketika sistem sudah menjadi budaya kerja sehari-hari, audit bukan lagi sesuatu yang menakutkan.
Mindset Mutu Lebih Penting daripada Sekadar Dokumen
Banyak orang mengira ISO 17025 hanya soal dokumen.
Padahal inti sebenarnya adalah mindset mutu.
Dokumen hanyalah alat bantu untuk memastikan sistem berjalan konsisten.
Jika mindset mutu sudah terbentuk:
- dokumentasi menjadi lebih disiplin
- proses kerja lebih terkontrol
- data lebih mudah ditelusuri
- risiko kesalahan lebih kecil
Dan pada akhirnya, laboratorium akan lebih siap menghadapi audit kapan pun dibutuhkan.
Penutup
Audit ISO 17025 sebenarnya bukan sesuatu yang perlu ditakuti.
Audit hanyalah proses untuk melihat apakah sistem laboratorium benar-benar berjalan dengan baik atau tidak.
Karena itu, laboratorium yang siap audit bukan laboratorium yang baru rapih saat assessor datang.
Tetapi laboratorium yang membangun budaya mutu dalam pekerjaan sehari-hari.
Mulai dari hal kecil, dilakukan secara konsisten, dan dijalankan oleh seluruh tim laboratorium.
