Pengertian Manajemen Kegiatan adalah sebuah rangkaian proses manajerial (planning, organizing, actuating, controling) yang harus dilakukan saat menjalankan sebuah kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Beberapa waktu lalu saya pernah diminta untuk sharing mengenai manajemen kegiatan oleh teman-teman DKR Jagakarsa. Jadi lah saya melakukan sedikit riset, ditambah dengan sependek pengalaman dan pengetahuan saya yang sedikit ini, jadi lah materi ini yang apa adanya.

Ini saya buat dengan pendeknya pengetahuan dan pengalaman saya sebagai Pramuka, mulai dari penggalang di SMP hingga pandega di DKC Jakarta Selatan, maupun organisasi dan kegiatan lain di luar itu. Saya sangat terbuka untuk kritik, saran, atau ajakan diskusi sambil ngopi untuk membahas ini 🙂

MANAJEMEN

Sebelum masuk ke manajemen kegiatan, kita bahas dulu arti manajemen. Manajemen adalah serangkaian proses yang harus dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan.

Secara garis besar proses-proses yang ada di dalam manajemen bisa kita sederhanakan menjadi empat aktivitas utama, yaitu;

-Planning/Perencanaan
Proses penetapan tujuan dan cara mencapainya.

-Organizing/Pengorganisasian
Proses pengaturan dan alokasi tugas, wewenang, dan sumber daya untuk mencapai tujuan.

-Actuating/Penggerakan
Proses menggerakkan orang agar bermotivasi melakukan tugas.

-Controling/Pengaturan
Proses untuk memastikan bahwa kegiatan tetap mengarah pada tujuan.

pengertian manajemen yudiansyah.com

MANAJEMEN KEGIATAN

Apa itu manajemen kegiatan? Manajemen adalah sebuah rangkaian proses yang harus dilakukan saat menjalankan sebuah kegiatan.

Proses tersebut antara lain; perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, dan pengaturan.

PLANNING/Perencanaan

Saat aktivitas perencanaan, idealnya tidak dilakukan oleh banyak orang, melainkan hanya beberapa konseptor.  Yang dihasilkan pada tahap planning/perencanaan:

  • Konsep kegiatan
  • Kebutuhan personel
  • Pembagian tugas
  • Perencanaan waktu
  • Anggaran (opsional)

ORGANIZING/Pengorganisasian

Saat aktivitas pengorganisasian, kekurangan orang adalah masalah, kelebihan orang juga bisa jadi masalah. Ini harus dilakukan degan jumlah orang dan kapasitas yang tepat. Yang dihasilkan pada tahap organizing/pengorganisasian:

  • Susunan kepanitiaan
  • Pembagian tanggung jawab
  • Pengalokasian sumber daya
  • Evaluasi di tengah dan akhir kegiatan

ACTUATING/Penggerakkan

Saat aktivitas penggerakkan ini bisa dibilang adalah tahap pelaksanaan. Jika dua tahap sebelumnya dilakukan dengan baik, tahap ini akan lebih mudah dijalankan. Pada tahap ini, sangat mungkin akan timbul masalah yang tidak terduga sebelumnya.

CONTROLING/Pengaturan

Pada aktivitas ini dibutuhkan banyak kemampuan koordinasi dan kerja sama, serta peran pemimpin yang baik. Semua unsur memiliki peran dan tanggung jawab yang penting.

Secara sekilas, tugas pemimpin terlihat lebih ringan daripada panitia pelaksana. Tetapi sebenarnya tanggung jawab terbesar tetap di pundak pemimpin.

Sebagai contoh, berikut ini saya tambahkan susunan kepanitiaan/sangga kerja kegiatan perkemahan tingkat nasional. Untuk kegiatan yang lingkupnya lebih kecil, sangat mungkin pembagian tugasnya disederhanakan untuk mengurangi sangga kerja yang berlebihan. Selain itu, pembagian tugas ini juga memperhatikan tujuan dan bentuk kegiatan yang ingin diadakan.

CONTOH SUSUNAN SANGGA KERJA

RAIMUNA NASIONAL 2017

Bidang Kesekretariatan
Mengatur seluruh administrasi dan publikasi

Bidang Kegiatan
Membuat, mengatur jadwal, mengatur pemateri, dan menjalankan kegiatan

Bidang Aparat Perkemahan
Mengatur, menegakkan adat kepada peserta perkemahan

Bidang Sarana & Prasarana
Menyediakan kebutuhan yang diminta seluruh bidang

Bidang Pengawasan, Penelitian, dan Evaluasi
Mengawasi dan mengevaluasi seluruh rangkaian kegiatan

Bidang Keamanan
Menjaga keamanan dan kelancaran kegiatan dari gangguan non teknis


Demikian tulisan saya mengenai manajemen kegiatan, yang saya dapat berdasarkan pendeknya pengetahuan dan pengalaman saya di beberapa organisasi dan kegiatan. Semoga tulisan serta materi presentasi saya di atas bisa bermanfaat. Terima kasih!

 

*) Sumber foto: Liputan 6